- はじめに
- 1. 命名の方法とデータの管理
- 2. 「意思決定の過程」をしっかり保存する
- 3. 情報の階層構造を守る
- 4. １案件は１フォルダの階層内に保存
- 5. 整理そのものを「仕事」の一部と捉える
- 終わりに
はじめに
仕事の効率化を考える際、AIをはじめとした最新技術の活用等にや洗練されたタスク管理ツールに目が向きがちですが、筆者としてはまず「データの整理整頓」こそが業務品質を決定づけると考えています。
探し物にかける時間は、積もり積もれば膨大な損失となります。あのデータ、どこに置いたかな、といったことが重なると、業務の効率化を大きく阻害します。
本記事では、筆者が心がけている、「迷わない、間違えない、引き継げる」データ管理の方法について解説します。
※あくまで筆者の例であり、これが正解！というものではありません。様々ご意見あるかとは思いますので、ご参考として。
1. 命名の方法とデータの管理
データ管理において最も避けなければならないのは、同じようなファイル名が並び、どれが最新か分からなくなることだと考えています。
「old」フォルダの作成
筆者が徹底しているのは、最新のデータ以外はすべて「old」という名前のフォルダを作って、その中に格納するというルールです。
ファイル名に「_v2」「_20231024」といった日付を付与するのも一つの手ですが、結局フォルダ内にファイルが溢れてしまえば、パッと見で最新のデータがどれなのか、分かりにくくなります。
現在の作業対象だけをルートに置き、それ以外を「old」に移動させることで、「フォルダを開いた瞬間に、触るべきファイルが一つしかない」状態を作り出します。
連番によるフォルダの管理
フォルダ名には必ず「01_企画」「02_素材」「03_制作」といった連番を付すようにしています。
名前順で並べた際に、自分の意図したプロセス通りにフォルダが並んでいることは非常に重要です。「仕事の工程＝フォルダの並び順」とすることで、次に何をすべきかが視覚的に分かりやすくなります。
2. 「意思決定の過程」をしっかり保存する
仕事は結果だけでなく、そのプロセスに価値がある場合があります。なぜこの結論に至ったのか、という経緯を後から追いかけられる仕組みが必要だと考えています。
メールや電話のやり取りを時系列で管理
筆者は、メールのやり取りや電話の内容を記録したWordのメモなどを、すべて時系列で連番を振って一つのフォルダ内に保存しています。
例えば「01_A社〇〇さんTEal」「02_B氏への確認メール」といった具合です。
これにより、意思決定の過程を後からでも追えるようになります。数ヶ月後に「なぜこの仕様になったのか」と問われた際、この時系列フォルダを遡るだけで、その答えを返すことができます。
判断を挟まずすべて保存
たまにメール自体を共有データに保存せず、添付ファイルのみ保存するような方がいますが、筆者としては業務で使用したファイルは、担当者の一存で必要か不要かを判断せず、すべてフォルダに保存するべきものだと考えています。
よくあるのが、他人の仕事に対して、このデータ本当に相手方に送った？このメール返信済？という大変しょうもない確認を要するケースです。
メールフォルダを漁れば何とかなることもありますが、共有データにメールが保存してあればそんな確認は不要です。
保存の要否は判断せず、全て保存する前提で保存の仕方に気をつけるのが、円滑な業務のポイントだと思っています。
3. 情報の階層構造を守る
フォルダ構成が乱れる原因の多くは、階層のルールが曖昧なことにあると思っています。筆者はデータを管理するさい、階層のルールの徹底を心がけています。
同一階層に置いていいデータか？の検討
フォルダやファイルが並んでいるとき、筆者は常に「これらは本当に同じ重み（階層）にあるべきものか？」を考えます。
例えば、プロジェクト全体に関わる「全体工程表」と、特定の作業に関する「素材データ」が同じ階層にあるのは不自然だといえます。
レベルが異なるものが混在している場合、それは階層化が不十分であり、適切にフォルダを切り分け、構造を整理することが必要だと考えています。
ファイルとフォルダの混在を避ける
これはあまり他の方でされているケースを見ないので、筆者だけかもしれませんが、ファイルとフォルダが極力同一階層に存在しないように整理しています。
フォルダが並んでいる中に、ポツンと一つだけファイルがあるような場合、そのファイルは本来、既存のフォルダのどこかに収まるべきか、あるいは新しい階層を作るべきものだという考えによるものです。
4. １案件は１フォルダの階層内に保存
データがどこにあるか分からない、という事態を防ぐための最もシンプルな解決策は、置き場所を一つに絞ることだといえます。
「1案件1箇所」の徹底
筆者は、一つの案件に関するデータを複数のフォルダに分散保存することは基本的にありません。
このフォルダの階層を深く潜っていけば、必ず目的のデータに辿り着ける、という状態を目指し、データを保存しています。このような管理方法を徹底することで、検索時間を短くできるものと考えています。
5. 整理そのものを「仕事」の一部と捉える
「仕事が終わった後に整理をしよう」と考える方もおられるかもしれませんが、筆者は「整理を行いながら仕事をする」ことを信条としています。
このようなデータ管理は、区切り区切りでまとめて行うような方針を立てていても、大概うまくいきません（整理を行おうとしているときに急な業務が発生した、など。）。
また、管理しないで適当にデータを突っ込んでいくと、今動いている業務自体のデータがどこにあるかわからなくなり、余計な時間を浪費していくことになります。
このような点から、ひと手間増えるのは事実ですが、筆者としては、「整理を行いながら仕事を進める」を鉄則としています。
なお、データに限った話ではなく、紙媒体等の管理も同様です。ファイルに綴る際はインデックスを付す、机の上にはパソコン以外のものを基本的に一切置かないように業務を組み立てる、といったかたちで業務を進めています。
終わりに
こうしたルールに基づくデータの整理は、一見すると自分自身の効率化のためだけに見えるかもしれませんが、筆者が大切にしている視点として、このフォルダを明日、見ず知らずの後任者が引き継いでも、一瞬で理解できるか、という点があります。
丁寧なデータ管理は、未来の自分を助けるだけでなく、後年にその仕事に触れる人への思いやりであると思っています。
組織の一員として効率よく仕事をこなし、極力早く退勤してライフを充実させるために、参考になればと思い記してみました。どなたかのご参考となれば幸いです。
